Fakturaprogram - 2021
Det finnes mange type fakturaprogram på markedet i Norge. De siste årene har det derimot blitt færre rene fakturaprogram, og det har blitt vanskeligere for bedrifter og privatpersoner som er på utkikk etter et rent fakturasystem. Mange program som tidligere var gratis fakturaprogram, har nå gått over til å blir regnskaps-systemer, hvor også prisen har blitt deretter.
Mange små og mellomstore bedrifter har i dag ikke behov for et komplisert regnskapsprogram, men har kun behov for å sende enkle fakturaer til sine kunder.
Et rent fakturaprogram passer ofte for:
- Enkeltpersonforetak
- Foreninger
- Forbund
- Lag
- Privatpersoner
Vi vil i denne artikkelen fokusere på fakturaprogram.
Hva må et fakturaprogram inneholder?
For at du skal kunne bruke et fakturaprogram over tid, er det viktig at fakturaprogrammet inneholder flere funksjoner. Det må være lett å legge inn nye kunder, du må ha et oversiktlig kunderegister, samt at det må være enkelt å ta ut rapporter.
Kunderegister
Et kunderegister er viktig for å holde oversikt over sine kunder. Mange gratis fakturaprogram har begrensninger på hvor mange kunder du kan legge inn i kunderegisteret. Dette kan medføre at du blir bondefanget til å oppgradere ditt gratis fakturaprogram til en betalbar versjon etterhvert som ditt firma vokser. For å unngå dette vil vi anbefale å undersøke når man registrerer seg for fakturaprogram om tjenesten har ubegrenset bruk.
Det er også viktig at det er enkelt å legge inn kunder i kunderegisteret. På denne måten vil du ikke bruke unødvendig tid på å legge inn kunder som skal faktureres.
Vareregister
For å spare tid når du oppretter fakturaer i ditt fakturasystem, er det viktig at det er et godt vareregister. Vareregisteret inneholder dine varer, slik at du enkelt kan legge disse på fakturaene du oppretter.
Det er også viktig at vareregisteret er enkelt å oppdatere ved endringer av priser etc.
Når du oppretter fakturaer, er det viktig at vareregisteret er integreret på siden hvor du lager varelinjer på dine fakturaer.
Opprette faktura
Noen faktura-systemer har en komplisert måte å opprette fakturer på. Dersom du oppretter et gratis fakturaprogram, kan du på forhånd teste hvordan det vil være å opprette fakturaer i programmet.
Det bør være enkelt både å opprette varelinjer fra vareregisteret, samt at man bør kunne skrive inn varer direkte når man lager fakturaen. Det bør ikke være begrensninger på hvor mange varelinjer du kan ha på fakturaen din. Det bør også være mulig å lagre kladd på faktuaren, og eventuelt lage tilbudsdokument til dine kunder.
Gruppefaktura
Forening, forbund eller et lag, lager ofte mange like fakturaer til sine medlemmer. I de fleste systemer vil du måtte lage fakturaene hver for seg, og på denne måten bruke svært lang tid på å sende ut fakturaene. Et godt fakturaprogram har gjerne en gruppefaktura-funksjon. På denne måten kan du opprette samme faktura mange ganger til dine medlemmer. Du trenger da bare lage en faktura, så blir denne kopiert med unike fakturanummer, og sendt til dine kunder.
Utsending av faktura
Når fakturaen er laget, skal den sendes til kunden. I dag finnes det mange måter man kan sende fakturaer til kunder på. I gamle dager fikk alle fakturaene i posten, men i 2021 blir det mer og mer uvanlig å få fakturaer levert i postkassen sin. Den vanligste måten å sende ut en faktura på i dag er på e-post.
Fakturaprogrammet du velger, bør derfor å støtte for å sende ut fakturaene på e-post. Gode systemer har også mulighet til å se hvor og når e-posten med fakturaen er åpnet. Dette gjør at kunden din ikke kan påberope seg å ikke ha mottatt fakturaen. Du bør også kunne laste den fakturaer som PDF-dokumenter. Når du får fakturaen som en PDF-faktura, kan du selv velge om du skal skrive den ut, eller legge den ved på en epost. For bedrifter har også EHF-faktura blitt en vanlig måte å sende fakturaer på.
EHF-faktura
De fleste statlige og kommunale foretak krever i dag å motta fakturaer i EHF-formatet. EHF står for Elektronisk Handelsformat og gjør at bedriftene kan få fakturaene lest inn direkte i sine økonomisystemer.
Stadig flere bedrifter ønsker også å motta sine fakturaer som EHF. Du kan finne ut om dine kunder kan motta EHF-fakturaer ved å gjøre oppslag i ELMA-Registeret
For å kunne sende EHF-faktura må du selv være næringsdrivende, og ha et organisasjonsnummer.
Når du skal finne deg et nytt fakturaprogram i dag, er det svært viktig at det støtter utsendelse av EHF-faktuarer om du er en bedrift.
Rapporter
Gode rapporter er grunnlaget for å se hvordan det går med bedriften din. Det er også viktig med rapporter når du skal sende inn momsoppgave og regnskap for din bedrift. Et godt fakturaprogram gir deg enkelt oversikt over dine utgående fakturaer, slik at du finner grunnlaget for din utgående moms. Gode rapporter er også viktig når du skal levere både årsregnskap og næringsoppgave. Du kan finne Frister og Oppgaver for næringsdrivende på Skatteetaten sine nettsider
Hvilket fakturaprogram skal du velge?
Det finnes som sagt mange fakturaprogram og regnskapsprogram man kan velge mellom.
Dersom du ønsker et fakturaprogram som er enkelt å bruke, og som er helt gratis, kan Debet Faktura være et godt valg for deg. Du finner alle funksjonene som er beskrevet overfor, og både registering og bruk er enkelt for alle som har et minimum av datakunnskaper.
